ЭДО: последние изменения

Автоматическое освобождение от НДС плательщиков УСН увеличивает объем электронного документооборота (ЭДО) между организациями. Требования к представлению отчетности в ФНС, фонды в электронном виде также  стимулирует развитие межхозяйственного ЭДО, рассмотрим эти тенденции.

ЭЦП: ЭДО с ФНС, государственными органами

Главным инициатором внедрения электронного документооборота является ФНС РФ. НК РФ. Организации обязаны представлять отчетность и расчеты в электронном виде согласно п.3 ст.80 НК РФ, это:

– плательщики и налоговые агенты НДС;

– налоговые агенты НДФЛ и плательщики страховых взносов с численностью от 11 человек;

– организации со средней списочной численностью от 100 и налогоплательщики, включённые в категорию крупнейших.

Система ЭДО регламентируется ФНС РФ и реализуется преимущественно через коммерческих операторов. В хозяйственном обороте она массово используется предприятиями, предпринимателями для обмена данными и документами с поставщиками коммунальных услуг. Через сервис Госуслуг для ЮЛ реализованы информационные задачи госорганов и получение некоторых лицензий и разрешений. Многие другие функции – такие как судопроизводство, регистрация недвижимости и землеустройство, др. выделены в обособленные онлайн-системы. Реализация ЭДО возможна за счет признания юридически значимыми электронных документов, это достигается за счет подписания документа электронной цифровой подписью. Налоговая служба РФ участвовала в реформировании данной сферы (№ 476-ФЗ от 27.12.2019), в частности, были проведены:  – унификация требований к ЭП с повышением уровня защиты данных; – существенное ужесточение требований к сертификационным центрам. Теперь в ГИС применяются только Усиленные квалифицированные ЭЦП (сертификаты УКЭЦП). Такая подпись содержит сертифицированные элементы криптографии (ФСТЭК/ФСБ), её использование требует предустановки средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Усиление безопасности косвенно повлияло на сокращение мошеннических схем с возмещением «бумажного НДС». Недобросовестные налогоплательщики подавали фиктивные корректировочные декларации, используя кражу данных, корректировки снижали налоговую задолженность. Повышение защиты УКЭЦП позволило сократить объем расхождений в общей сумме вычетов НДС.

Последний этап реформирования процедур электронного подписания документов завершился 01.09.2024. Теперь организации обязаны подтверждать полномочия  в ЭДО других  сотрудников (кроме руководителя) машиночитаемой доверенностью (МЧД), выдаваемой удостоверяющими центрами. Кладовщик, или бухгалтер, который подписывает УПД в системе ЭДО, использует сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемую доверенность на свое имя, оформленную в СБИС, Контур. Диадок, 1С.ЭДО или другой системе.  

Форматы электронных документов для межхозяйственного ЭДО

Российское законодательство с 2022 года смогло унифицировать только кадровый документооборот. В Трудовой кодекс введены статьи (22.1-22.3), которые позволяют работодателям составлять кадровые документы без бумажного дублирования.

Полная систематизация  массового ЭДО объективно затрудняется отсутствием единых технических правил разработки и обмена электронными документами. В хозяйственном обороте таким элементом является создание единых форматов электронных первичных документов. ФНС РФ как заказчик утвердила требования к структурированию информации, идентичности человекочитаемых и машиночитаемых форм, визуализации, шифрованию и обработке данных, др. Формировать и обрабатывать первичные хозяйственные документы в информационных системах  позволяет формат XML. Поэтому документы, связанные с определением обязательств в части НДС, классифицируются как формализованные, в любом ЭДО используются только в виде XML-форм. Налоговый регулятор регулярно корректирует электронные форматы счетов-фактур, УПД, пр., по причине необходимости добавления данных о прослеживаемости товаров, новых ставок налога, льгот.

Другие первичные документы носят статус рекомендуемых, и контрагенту для подписания они могут быть представлены в  разных форматах, в т.ч pdf/doc. В частности,  «акт о приемке выполненных работ в строительстве (КС-2)» имеет статус рекомендованного, формат документов для обмена будет определяться в соглашении об ЭДО. Для подтверждения операции в целях налогового контроля будет достаточно отправить заверенную копию, подписанную УКЭЦП.

ФНС РФ выполнила свою программу-минимум. Для всех первичных документов, обозначенных в «Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности», электронные форматы к началу 2025 года созданы. Одним из последних утвержден формат «Счета на оплату в электронном виде» (Пр. ФНС РФ №ЕД-7-26/29@ от 20.01.2025).

Дальнейшая разработка форматов электронных документов следует за хозяйственной практикой и предположительно зависит от усилий отраслевых регуляторов. Минтранс РФ утвердил новый порядок оформления путевых листов с 01.03.2023, с этого же периода действует формат электронного путевого листа. Регламентирование форматов таких документов как «коносамент» или «электронный договор фрахтования» стало следствием увеличения объемов морских перевозок (Приказ ФНС РФ № N ЕД-7-26/382@ от 13.05.2024 г.).

Налоговые сервисы

Последовательное внедрение ЭДО в рамках контроля за НДС позволило налоговым органам отработать технические нюансы документооборота с налогоплательщиками. В дальнейшем это позволило создать риск-ориентированную модель налогового контроля, в основе которой лежат АСК НДС-3 и статистически значимые массивы данных по регионам и отраслям экономики.

При этом, цифровизация документооборота стимулировала создание полезных онлайн сервисов для налогоплательщиков. В частности, запущены сервисы создания электронных документов в машиночитаемом виде. Там пользователи могут формировать документы для начисления и расчета НДС — счета-фактуры (УПД/коррект./передаточные) и договора в электронном формате (PDF/A-3). Работает мобильный сервис «Моя подпись», позволяющий юридическим лицам и предпринимателям подписывать документы с мобильных устройств (Android). Руководители юрлиц и ИП получают отдельный мобильный сертификат от Удостоверяющего центра ФНС России, который не влияет на использование обычного сертификата на токене. Также действует отдельный сервис проверки электронных подписей, который позволяет определить актуальность сертификата ЭЦП —  сроки, кем выпущен, наличие статуса «отозван».

Машиночитаемые доверенности аккумулированы в специализированном распределенном реестре - блокчейн-хранилище. Там руководитель ЮЛ (ИП) создает МЧД для обмена между организациями и с государственными органами (B2B & B2G), такой электронный документ может быть использован нотариусами. Сервис позволяет проверять достоверность МЧД, созданных в других системах.  

В пилотном режиме реализуется электронный документооборот с участием самозанятых граждан, там плательщики НПД могут формировать для заказчиков ЮЛ и предпринимателям акты выполненных работ, услуг.

Роуминг и международный ЭДО

Роуминг – это возможность обмена документами с пользователями другой системы ЭДО. Данные о возможном роуминге разных систем и детальную информацию о поставщиках ФНС России представляет на онлайн странице выбора оператора ЭДО. В качестве критерия выбора среди прочих обозначена функция возможности осуществления международного документооборота с одной из стран СНГ.

Пилотные проекты по трансграничному ЭДО осуществлялись в рамках Таможенного союза ЕАЭС между компаниями России, Белоруссии, Казахстана, Армении. Федеральный закон № 457-ФЗ от 04.08.2023 позволяет признавать иностранные электронные подписи и обмениваться юридически значимыми электронными документами в рамках трансграничной торговли. По итогам «белорусского пилота» разработаны рекомендации по обмену электронными товаросопроводительными документами между предприятиями двух стран с применением механизма доверенной третьей стороны (ДТС) — национального оператора ЭДО, ответственного за подтверждение ЭЦП контрагента.

На стадии промышленной эксплуатации пилотный проект ЭДО с китайскими партнерами, при положительных результатах проекта трансграничный ЭДО, предположительно, продолжит расширение в другие юрисдикции.