ЭДО: тенденции развития

Законодательные основы, виды, эффективность внедрения, обмен с ФНС, тенденции развития

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ формирования, работы и обмена документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. Электронный документ подписывается электронной подписью (далее — ЭП) и приравнивается документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно (за исключением, когда законодательно установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе). Правовые основы такого признания установлены Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" [1].

Юридическим лицам (ИП, нотариусам) КЭП предоставляют удостоверяющий центр ФНС России и т.н. «доверенные лица УЦ ФНС России». Перечень этих дополнительных операторов выдачи КЭП юридическим лицам утверждается отдельными нормативными документами и представлен на сайте ФНС РФ. Информационные системы центров присоединяются к информационной и коммуникационной инфраструктуре согласно технологическим стандартам как для государственных и муниципальных услуг. Для кредитных организаций, операторов платежных систем, некредитных финансовых организаций, государственных органов, органов местного самоуправления (подведомственных организаций) предусмотрены отдельные удостоверяющие центры: Банка России и Федерального Казначейства РФ.

Следует отметить, что в настоящее время отсутствует правовой документ, регулирующий функционирование электронного документооборота в экономической деятельности. Регламентировано использование кадрового документооборота принятием изменений в Трудовой кодекс (закон №377-ФЗ от 22.11.2021).   

ФНС России разработана «Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» ( — «Концепция» была принята 25.12.2020). В рамках данного документа разрабатываются вопросы правового регулирования: технических требований к обмену, архивного хранения электронных документов, применения электронной подписи, взаимодействия с контрагентами в иностранных юрисдикциях и др. Также 17.06.2021 были утверждены следующие документы рекомендательного характера:

• Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами;

• Методические рекомендации по разработке, описанию, верификации, утверждению и публикации форматов электронных документов государственными органами и хозяйствующими субъектами;

• Технология обмена электронными документами между операторами электронного документооборота.

Основные преимущества внедрения ЭДО для бизнеса очевидны и неоднократно декларированы: сокращение затрат (материальных, временных, трудовых); повышение актуальности учетных данных и прозрачность состояния/статуса документов; оптимизация и ускорение бизнес-процессов; снижение эффекта «человеческого фактора» и др..

Примечательно, что в качестве основных положительных эффектов для государства в указанной «Концепции» первыми были обозначены — повышение эффективности налогового администрирования <.> и увеличение объемов поступления налоговых сборов и страховых взносов. Такие факторы как: — повышение конкурентоспособности национального бизнеса, — естественное стимулирование развития наукоемких технологий, — установление правил равной конкуренции за счет прозрачности ведения хозяйственных операций <.> — обозначены в конце списка признаваемых авторами «Концепции» преимуществ ЭДО.

Существенными барьерами для внедрения ЭДО обозначены:

— отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил их использования;

— отсутствие на рынке открытых сертифицированных решений, пригодных и доступных по стоимости для малого и среднего бизнеса;

— отсутствие возможностей интеграции и обмена данными между имеющимися сертифицированными решениями.

Вышеупомянутые рекомендации от 17.06.2021 содержат отдельные предписания для стандартизации работы с электронными документами. Для обмена документами с ФНС РФ осуществляется поэтапное принятие электронных форматов отдельных видов документов. На текущий момент утверждены форматы документов в электронном виде: счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, корректировочных счета-фактуры, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж. С 01.07.2021 действует «Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н).

Для сферы хозяйственно оборота утверждены и действуют с 27.05.2022 (Приказ ФНС России от 24.03.2022 N ЕД-7-26/236@):

— форматы электронных договоров;

— дополнительных соглашений;

— протоколов разногласий к договорам.

По предварительной информации ФНС РФ до конца 2022 года планировалось разработать и утвердить порядка 15 форматов электронных документов для стандартизации и унификации работы операторов ЭДО.

Контроль за полнотой начисления и оплаты НДС за последние 8 лет стал одним из значимых достижений налогового ведомства. Доначисления по итогам камеральных и выездных проверок выросли на десятки процентов, существенно снижены объемы неправомерного возмещения НДС. Значительную роль в этом сыграло внедрение АСК НДС-2, основанной на оперативном ЭДО с налогоплательщиками. Подобных же результатов в легализации бизнеса и снижении доли неконтролируемых доходов стремятся достичь финансовые власти активно продвигая и популяризируя внедрение ЭДО между участниками экономической деятельности.

Среди сервисов ФНС РФ в тестовом режиме работает «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота», определяющий   предварительную оценку стоимости перехода компании на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), а также примерный срок окупаемости понесенных затрат.

На основе «Концепции» предложено два сценария перевода документооборота компании в электронный. Первый сценарий предполагает быстрое внедрение на основе коробочных решений для компаний среднего и малого бизнеса с ориентировочным количеством документов до 10 тысяч в год. Второй сценарий – комплексный подход по развитию и внедрению для компаний крупного и среднего бизнеса, со значительным количеством пользователей в управленческой системе и ориентировочным количеством документов свыше 10 тысяч в год.

[1] Ранее действующий Закон № 1-ФЗ от 10.01.2002