И снова о должном: инструменты осмотрительности

С одной стороны, это позволит побольше узнать о своих контрагентах – нынешних и будущих, оценить свои экономические и налоговые риски при работе с ними. С другой стороны, наличие такой информации в свободном доступе практически обяжет налогоплательщиков знакомиться с ней  и руководствоваться при выборе своих контрагентов – по крайней мере, по мнению налоговых органов.

Проблема недобросовестных контрагентов и необходимости сбора доказательств проявления должной осмотрительности существует давно, однако в свете последних расширенных «автоматических» камеральных проверок по НДС затрагивает всё больше и больше организаций. Теперь налоговые органы более оперативно выявляют случаи неуплаты НДС поставщиками и отказывают их покупателям в налоговых вычетах. Единственным способом борьбы с такими рисками является предварительный сбор информации  о планируемом контрагенте и оценке его благонадежности.

 В этой связи не лишним будет «освежить» в памяти перечень всех средств проявления должной осмотрительности при выборе поставщиков, накопившихся в арсенале налогоплательщика на сегодняшний день – как давно существующих, так и недавно обретенных.

ДО ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРА

Большинство действий по поиску информации  о контрагенте желательно совершить до начала взаимоотношений с ним, чтобы решить – сотрудничать или нет. Иначе выглядит странным, интересоваться добросовестностью поставщика, когда товар уже поставлен и/или деньги ему оплачены и изменить ничего нельзя. С другой стороны, сильно заранее такие сведения собирать тоже не стоит, ведь они могут достаточно оперативно изменяться.

До недавнего времени стандартным пакетом документов, запрашиваемых у контрагента перед началом работы, были:

• устав организации;

• свидетельство о государственной регистрации организации;

• свидетельство о постановке организации на учет в налоговом органе по месту ее нахождения;

• решение об избрании (назначении) руководителя организации;

• лицензия, свидетельство о членстве в саморегулируемой организации, если деятельность подлежит лицензированию;

• копия бухгалтерской отчетности за предшествующий период;

• справка об отсутствии задолженности по налогам.

В идеале копии таких документов должны быть заверены самим контрагентом или нотариусом, но в принципе, обычные копии большинство налоговиков и судов тоже устраивали.

Однако, как показала практика последних лет, на сегодняшний день данный набор сведений абсолютно не убеждает ни налоговиков, ни судей в проявлении пресловутой осмотрительности налогоплательщика. В зависимости от ситуации, они считают, что налогоплательщик имел возможность (поэтому, по их мнению, был обязан) поинтересоваться также следующими моментами.

Прежде всего - воспользоваться общедоступными электронными сервисами на сайте ФНС:

1. О контрагенте:

1.1. «Сведения о государственной регистрации юридических лиц» - сформировать электронную выписку по ИНН (ОГРН) или названию контрагента. Если организация существует, будут доступны сведения о ее ОГРН, ИНН, юридическом адресе, Ф.И.О. руководителя и учредителей, видах деятельности по ОКВЭД;

1.2. «Юридические лица, в состав исполнительных органов которых входят дисквалифицированные лица»;

1.3. «Сведения о юридических лицах, имеющих задолженность по уплате налогов и/или не представляющих налоговую отчетность более года».

1.4. «Сведения, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации», о принятых регистрирующими органами решениях о предстоящем исключении недействующих юридических лиц из ЕГРЮЛ»;

1.5. «Сообщения юридических лиц, опубликованные в журнале «Вестник государственной регистрации» о принятии решений о ликвидации, о реорганизации, об уменьшении уставного капитала, о приобретении обществом с ограниченной ответственностью 20% уставного капитала другого общества, а также иные сообщения юридических лиц, которые они обязаны публиковать в соответствии с законодательством Российской Федерации»;

Нахождение контрагента с точки зрения осмотрительности в реестре 1.1 – обязательно, в реестрах 1.2, 1.3, 1.4– недопустимо, в реестре 1.5 – повод задать контрагенту вопросы.

2. О его директоре/учредителе контрагента:

2.1. «Сведения о физических лицах, являющихся руководителями или учредителями (участниками) нескольких юридических лиц»;

2.2. «Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке»;

2.3. «Поиск сведений в реестре дисквалифицированных лиц».

Нахождение директора/учредителя контрагента с точки зрения осмотрительности в реестрах 2.2, 2.3 – недопустимо, в реестре 2.1 – повод задать контрагенту уточняющие вопросы.

3. Об адресе контрагента:

3.1. «Адреса, указанные при государственной регистрации в качестве места нахождения несколькими юридическими лицами» – узнать, не является ли адрес контрагента массовым;

3.2. «Сведения о юридических лицах, связь с которыми по указанному ими адресу (месту нахождения), внесенному в Единый государственный реестр юридических лиц, отсутствует»

Нахождение контрагента с точки зрения осмотрительности в обоих реестрах – повод задать контрагенту уточняющие вопросы.

4. Прочая экономическая информация о контрагенте

Как уже было сказано, в ближайшее время к вышеперечисленным на сайте ФНС РФ также добавятся сведения о среднесписочной численности работников, о доходах и расходах, об уплаченных налогах и сборах, о суммах недоимки и задолженности по пеням и штрафам каждой организации за предшествующий календарный год.

Если данные показатели необычно низкие или не соответствуют заявленной деятельности – это тоже повод задать вопросы потенциальному поставщику о таких несоответствиях (иногда они бывают вполне объяснимы и не свидетельствуют о недобросовестности).

Отсутствие/наличие  контрагента и его данных в вышеупомянутых реестрах целесообразно не только изучить, но и документально подтвердить факт такой проверки. Электронная выписка  из реестра 1.1 содержит информацию о дате ее формирования, на остальные запросы в качестве документального подтверждения можно сделать скриншоты (снимки с экрана компьютера).

Исследованию вопроса, что называется скриншотом в современной судебной практике и как правильно его сформировать, чтобы он был признан доказательством в суде, ФНС РФ посвятило специальное письмо от 31 марта 2016 г. № СА-4-7/5589. ФНС проанализировала сложившуюся практику и указала несколько обязательных требований к такого рода доказательствам: дата и время формирования; адрес и название сайта; данные о браузере, на котором вывели информацию, и о компьютере; информация о лице, которое сформировало и распечатало скриншот. Налоговики также указывают, что скриншот для представления в суд должен быть надлежащим образом заверен. На нем необходимо проставить штамп «Копия верна» с подписью руководителя или доверенного лица (с расшифровкой) и печатью организации.

Также стоит поинтересоваться наличием у контрагента официальной страницы в сети Интернет, а также актуальностью информации на ней, проанализировать упоминания о компании в сети во внешних статьях (сделать скриншоты). Кроме того, можно сделать копии рекламных буклетов, листовок, электронного продающего письма контрагента, фотографии рекламных стендов и т.п.

Но и на этом сбор доказательств добросовестности контрагента, по мнению контролирующих органов, не заканчивается. Очень часто при рассмотрении материалов налоговой проверки или в судебных заседаниях они упрекают налогоплательщиков в том, что они при заключении сделок с сомнительным поставщиком заранее не поинтересовались, какой у него опыт выполнения работы подобной заказываемой, какими силами он собирается её выполнять, каким транспортом перевозить реализуемый товар, на каком оборудовании/в каком помещении оказывать услугу и тому подобные вопросы. Конечно, в экономическом смысле покупателя (заказчика) вовсе не должны интересовать такие моменты, если его устраивает конечный результат сделки. Для того он и нанимает стороннюю организацию - чтобы делегировать ей часть своего производственного процесса и не вникать в детали. Однако если анализировать содержание актов налоговых проверок последних лет,  такое повышенное «любопытство» налоговиками введено в ранг почти обязательного. А его отсутствие трактуется если не как сговор с контрагентом, то минимум как безответственность налогоплательщика, ценой которой выступают снятые вычеты по НДС.

Свои вопросы планируемому контрагенту лучше задавать письменно –официальным письмом, в таком же виде желательно и получить от него ответ. Если он отказывается отвечать на неудобные вопросы или отвечает уклончиво – есть смысл серьезно задуматься о целесообразности дальнейшего сотрудничества.

Если представители вашей организации выезжают в офис, на производственную площадку контрагента, попросите их сделать несколько фото таких объектов, желательно с вывеской. Впоследствии они помогут хотя бы косвенно подтвердить факт реальной работы контрагента, наличия фактически используемого им имущества (которое зачастую отсутствует на балансе).

Пригодиться может всё: деловая переписка, скриншоты переговоров по электронной почте, скайпу, в социальных сетях, получение визиток и т.д., журналы регистрации исходящей документации, детализированные отчеты телефонных переговоров, внутренние служебные записки, журналы пропусков, командировочные удостоверения и авансовые отчеты, подтверждающие проведение встречи вне нахождения офисов и тому подобное.

НА СТАДИИ ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА

Если первичную проверку контрагент прошел и вы приступили к подписанию договора, прежде всего стоит обратить внимание на его содержание. В нем не стоит для «красного словца» и внушительности текста прописывать сроки, действия, обязанности сторон, которые в реальности не будут совершаться (соблюдаться). При проверке налоговики внимательно изучают каждый пункт договора и, если какие-то из них не были применены сторонами, трактуют это как признаки формального заключения договора без желания вступить в реальные хозяйственные отношения. Здесь особенно важны пункты договора о транспортировке и оплате, видах документов, которыми оформляются операции по договору – никаких нестыковок с последующей первичкой быть не должно. Если возникают ситуации, когда изначальные договорённости меняются, их необходимо оформлять дополнительными соглашениями к договору.

Вместе с тем слишком «упрощать» текст договора тоже не стоит, иначе его также сочтут заключенным формально, особенно если договора с другими поставщиками содержат многочисленные обязанности и ответственность сторон.

Второй важный этап – это проверка полномочий лица, подписывающего  договор со стороны контрагента. В современной практике представители продавца и покупателя редко встречаются  в реальной жизни, особенно если объем совершаемых сделок  у каждой организации велик. Многие из них просто обмениваются между собой  экземплярами согласованного текста договора  с подписью противоположной стороны и подшивают его в архив. Однако делать так отнюдь не безопасно, так как подписание договора (а в последующем - первички и особенно счетов-фактур) со стороны продавца неуполномоченными лицами лишает покупателя права на применение налоговых вычетов по НДС. Поэтому при налоговых проверках большое внимание уделяется как полномочиям лиц, подписавших договор и первичные документы со стороны подозреваемых в недобросовестности контрагентов, так и экспертизам подписей в них.

ФИО лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, проверяется свежей электронной выпиской с сайта налогового органа, о которой было сказано выше. Если договор подписывает другое лицо, то обменяться документами без личной встречи будет рискованно, так как необходимо убедиться в наличии у лица, подписывающего договор, оригинала доверенности на право такой подписи. Для подтверждения такой проверки обязательно нужно также снять копию с данной доверенности.

Что касается должной проверки достоверности самого росчерка представителя контрагента, то в идеале сотрудникам налогоплательщика для ее проведения необходимо обладать определенными навыками почерковедческой экспертизы. При отсутствии таковых необходимо хотя бы убедиться в простом визуальном соответствии проставляемого росчерка образцу оригинала подписи должностного лица контрагента. Это будет уже достаточно  серьезным аргументом проявления должной осмотрительности.

Где можно взять такой образец подписи? Из общеизвестного документа, где подписи проставляются в присутствии сторонних компетентных лиц. Это прежде всего обычный российский паспорт директора контрагента, в котором он когда то расписался в присутствии работника паспортного стола. Однако при сверке подписи по паспорту на практике возникает несколько проблем.

Проблема 1. При дистанционном подписании договора и документов мы можем увидеть только копию паспорта директора контрагента, а при современных технических возможностях она может быть достаточно умело искажена заинтересованными лицами.

Проблема 2. После известных случаев мошенничества с копиями паспортов многие люди сейчас отказываются кому-либо кроме государственных органов давать копию своего паспорта, ссылаясь на наличие в ней персональных данных.

Проблема 3. Со временем подпись человека меняется, и если паспорт был получен много лет назад, требуемое сопоставление образца с новыми росчерками в подписываемом договоре ничего не дает – визуально видны большие различия.

Решить часть таких проблем помогает другой документ – копия банковской карточки контрагента с образцами подписей лиц, имеющих право подписывать от имени контрагента платежные поручения. В последнее время сами налоговые органы зачастую проводят почерковедческую экспертизу именно с использованием данного образца подписи, как наиболее актуального во времени. Кроме того, такой вариант позволяет контрагенту не раскрывать персональные данные своих управленцев, так как карточка их попросту не содержит. Поэтому отказ контрагента предоставить копию банковской карточки должен серьезно насторожить на предмет достоверности подписей в подписываемых с ним документов.

Проблема №1 остается актуальной и при этом варианте, так как копию банковской карточки можно также легко подделать, как и копию паспорта, поэтому для организаций, старающихся подстраховаться всеми имеющимися способами, рекомендовано получить заверенную копию данного документа (нотариусом, сотрудником банка или, на худой конец, самим контрагентом).

Если договор и (или) первичные документы подписываются не директором контрагента, а прочими  лицами по доверенности, процедура проверки усложняется, так как нужно визуально проверить уже два росчерка – подпись руководителя контрагента в доверенности, позволяющей представителю действовать от имени контрагента, и подпись представителя в договоре и первичных документах.

НА СТАДИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА

Периодически имеет смысл проверять на сайте ФНС, не изменились ли у контрагента в ЕГРЮЛ данные о лице, имеющем право подписывать документы без доверенности. Многие из них  не считают нужным уведомлять своих клиентов о смене ответственных лиц и допускают ошибки в подписантах первичных документов. Налоговые риски таких ошибок лягут полностью на плечи покупателей.

С 2015 года также является распространенной практикой ежеквартально запрашивать у контрагентов заверенные копии деклараций по НДС, где теперь можно увидеть, включены выставленные в ваш адрес счета-фактуры в налоговую базу продавца или нет. До указанного года аналогичным образом запрашивались заверенные копии книг продаж (выписок из них).

Бесспорно, вышеописанная проверка каждого нового контрагента занимает значительное время, которого всегда не хватает. На крупных предприятиях этим занимаются специальные службы, на небольших – бремя проверки ложится на плечи бухгалтеров. Однако необходимость подобных проверок  на сегодняшний день даже не обсуждается. Поэтому можно пойти на компромисс  – подробно проверять только крупных поставщиков товаров (работ, услуг), а небольших – выборочно, только вызывающих наибольшие подозрения. Решение этого вопроса остается за самим налогоплательщиком.

Автор статьи

Мария Чубарова

ведущий налоговый консультант ДНПК компании «Аудэкс»

Вам будет интересно: