Кадровый аудит: виды, этапы, преимущества

Проведение аудита, а именно сбор, проверка и актуализация информации, актуальны на всех уровнях хозяйственной деятельности компании. Это позволяет получить достоверную информацию для принятия правильных управленческих решений. Однако если аудит бухгалтерской и налоговой отчетности прочно вошел в предпринимательскую практику, то аудит эффективности кадровой политики находится на этапе становления. И наиболее дальновидными сегодня можно назвать тех управленцев, которые эффективно применяют этот инструмент. Рассмотрим, в чем же заключаются его особенности и преимущества.

Что такое кадровый аудит?

Кадровый аудит компании – это оценка документации, которая имеет отношение к вопросам поиска, найма, ротации и освобождения сотрудников от занимаемых должностей. Документы должны быть в наличии, а также соответствовать требованиям трудового законодательства РФ. Помимо проверки документов, аудитор занимается установлением кадрового потенциала компании. Все вместе эти действия позволяют выявить проблемы и устранить их с целью повышения прибыльности компании.

Объекты кадрового аудита

В процессе работы аудитора изучению подлежат наличие и правильность оформления следующих документов: штатное расписание, трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, кадровые приказы (прием/перевод на работу/должность, предоставление отпуска и т.д.), личные дела, график сменности и отпусков, табель учета рабочего времени, расчетные листки, правила внутреннего трудового распорядка, документы, защищающие персональные данные, журналы инструктажа по охране труда, различные локальные нормативные акты. Правила оформления и ведения кадровой отчетности регулируются положениями ч. 3. ТК РФ, а также рядом отраслевых нормативно-правовых актов. Правила работы в унифицированной системе организационной документации регламентируются нормами ГОСТ Р 6.30-2003.

Опыт ведущих предприятий различных отраслей показывает, что даже тщательное соблюдение регламентов не является страховкой от ошибок. Допущение даже небольших погрешностей в учете кадровой документации расценивается проверяющими органами как нарушение. Наиболее распространенной причиной начисления штрафов является некачественная работа с персональными данными, отсутствие графика отпусков, нарушения в заполнении трудовых книжек, ошибки в составлении договоров, не актуальность должностных инструкций, неправильное оформление табелей учета рабочего времени, не утвержденное штатное расписание.

В каких случаях проводится кадровый аудит?

Законодательство РФ не устанавливает обязанность для экономических субъектов проводить кадровый аудит в конкретные сроки. Данная процедура является добровольной, поэтому приступать к ее проведению можно в любое время. Однако, чтобы не допустить привлечение к ответственности проверяющими органами, стоит запланировать, провести аудит и устранить выявленные ошибки заранее, до проведения проверок.

Кадровый аудит актуален для компаний любых масштабов и сфер деятельности, однако есть случаи, в которых проведение аудита будет наиболее целесообразно:

• смена руководства компании, главы департамента HR или сотрудника, отвечавшего за делопроизводство,
• участившиеся жалобы сотрудников на работу кадровой службы, угрозы обращения в инспекцию труда, массовые увольнения,
• изменения в трудовом законодательстве,
• подготовка к запланированной проверке государственной инспекцией труда.

Виды кадрового аудита

• Обзорный. Проверке подлежит правильность составления и ведения основных локально-нормативных актов компании.
• Выборочный. В рамках выборочной проверки аудиторы работают с документами, которые входят в зону высокого риска – в них чаще остальных выявляют нарушения. Выборка документов выполняется на основе бизнес-задач заказчика. Чаще всего отбираются документы, затрагивающие 25% сотрудников, занимающих все уровни должностей. Аудит позволяет выявить «узкие» моменты, которым следует уделить повышенное внимание, а также определить состояние кадрового учета.
• Полный. Такой аудит кадрового делопроизводства предполагает проведение комплексной оценки всей документации отдела кадров. Кроме того, специалисты проверяют, ознакомлены ли сотрудники с необходимыми документами, правильно ли обеспечено хранение документов, насколько эффективно организована работа отдела в целом. По итогам проверки разрабатываются рекомендации по устранению нарушений и оптимизации учета.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровых документов проводится на территории заказчика и включает в себя следующие основные этапы.

• Подготовительный

  На этом этапе определяется цель кадрового аудита, оценивается объем работ, прогнозируются сроки. Главными факторами, влияющими на объем и сроки, являются количество персонала и сфера деятельности компании.

• Основной

  На этом этапе составляется список кадровых документов для аудита. Основной перечень, включающий в себя такие основополагающие документы как штатное расписание, трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, кадровые приказы, личные дела, может быть расширен в зависимости от направления работы компании. Далее выполняется непосредственно аудит – проверка наличия документов, анализ их на соответствие требованиям законодательства, взаимоувязку.

• Заключительный

  На этом этапе составляется отчет, в который вносятся все выявленные несоответствия. Ввиду отсутствия регламентированной законодательством формы для аудиторской отчетности по кадровому делопроизводству, заключение составляется в свободной форме в соответствии с пожеланиями и потребностями заказчика. Особое место в отчете занимают рекомендации по устранению недостатков.

Преимущества кадровый аудита

Проведение внутреннего кадрового аудита силами собственной компании не позволяет быть уверенными в точности и достоверности данных. Это связано с высокой загруженностью специалистов, которые, как правило, совмещают основную должность с работой аудитора. Кроме того, на точность влияют личные отношения сотрудников.

Привлечение независимых аудиторов лишено всех этих недостатков и позволяет получить качественный результат. Аудиторы со стороны оценивают отчетность и бизнес-процессы беспристрастно, работают в команде из нескольких специалистов, что позволяет в короткие сроки проверить колоссальные объемы данных, не упустив из вида ни одной детали.

В результате руководство получает четкое понимание состояния кадрового учета в компании, может принять превентивные меры и избежать штрафов во время проверок.

Как выбрать компанию для проведения кадрового аудита?

Несмотря на то, что проведение кадрового аудита не является обязательным с точки зрения закона, все же при выборе аудиторско-консалтинговой компании нужно обращать внимание на членство будущего подрядчика в саморегулируемой организации. Это говорит о соответствии качества оказываемых услуг высоким стандартам, принятым в отрасли.

Особенности и преимущества проведения аудита в «Кроу Аудэкс»

«Кроу Аудэкс» более 29 лет оказывает профессиональные аудиторско-консалтинговые услуги бизнесу из разных сфер экономики. Для решения всех задач кадрового аудита к работе над проектами привлекаются узкоспециализированные аудиторы, консультанты, юристы, что позволяет обеспечить высокую точность результатов.

По итогам 2022 года, компания «Кроу Аудэкс» вошла в ТОП-25 ведущих аудиторско-консалтинговых компаний РФ, согласно рейтингу аналитического агентства RAEX.

Среди других услуг компании – аудит финансовой отчетности, бухгалтерские услуги.

Закажите консультацию эксперта, воспользовавшись формой на сайте или обратившись по телефону!