Так ли непреодолимы налоговые риски по неприменению электронной транспортной накладной?

Напомним, что с 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы становится обязательным для большинства участников коммерческих грузоперевозок. С этой же даты официально не применяется бумажный формат документов для договоров перевозки, транспортной экспедиции за некоторыми исключениями.

В связи с этим в бухгалтерских изданиях высказывается опасение, что для целей налога на прибыль и вычетов по НДС бумажная транспортная первичка не будет принята вовсе. Однако на сегодняшний день лишь очень малый процент перевозчиков полноценно применяет новые электронные документы и «соглашаться» на бумажные документы их заказчикам всё-таки в первое время придется, так как отказ и поиск новых исполнителей транспортных услуг может затянуться на месяцы.

Но всё ли так страшно? И есть ли значимые аргументы по отстаиванию транспортных расходов для целей налогообложения с 1 сентября?

Прямого изменения о невозможности применения бумажных перевозочных документов для целей налогообложения в Налоговый Кодекс РФ не вносилось, поэтому на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации налоговые риски будут схожи с ситуацией применения налогоплательщиками неунифицированных первичных документов или их заполнения с недостатками, а такие ситуации уже были рассмотрены контролирующими органами на протяжении многих лет.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ под документально подтвержденными расходами, в том числе, понимаются затраты, подтвержденные документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Статьёй 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы, включая справку бухгалтера.

В соответствии со статьёй 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации без пропусков, и для этого пунктами 8 и 9 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете", утв. Приказом Минфина России от 16.04.2021 N 62н, предусмотрен целый спектр ситуаций оформления первичных документов, в том числе составление внутреннего документа на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательного документа).

Обращаем также внимание на позицию, высказанную в письме ФНС России от 19.04.2021 N СД-4-2/5238 "О требованиях к оформлению транспортных накладных для подтверждения правомерности признания расходов по перевозке грузов в целях налогообложения". В нем сообщается, что при неполном заполнении транспортной накладной для целей отражения в бухгалтерском и налоговом учете на такую перевозку должен быть оформлен первичный учетный документ, отвечающий требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При отсутствии транспортной накладной иные документы могут быть расценены как документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. Также ФНС России указала, что несоответствие транспортной накладной установленной форме не может являться достаточным основанием для признания расходов неподтвержденными.

В Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26 июня 2018 г. N 26 "О некоторых вопросах применения законодательства о договоре перевозки автомобильным транспортом грузов, пассажиров и багажа и о договоре транспортной экспедиции" (пункт 20) также указывается, что отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. В этом случае наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами (ч. 2 ст. 67 ГПК РФ, ч. 5 ст. 71 АПК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ одним из условий вычета НДС, предъявленного поставщиками товаров (работ, услуг), является принятие приобретенных товаров (работ, услуг) к учету при наличии соответствующих первичных документов. Как уже было указано выше, организация обязана отражать свершившиеся факты хозяйственной жизни хотя бы внутренними первичными документами, независимо от наличия (полноты заполнения) внешних документов. Поэтому данное условие для вычета НДС также можно отстоять.

Учитывая, что на форму счетов-фактур рассматриваемые изменения в оформлении транспортных документов вообще никак не повлияли - других ограничений в вычетах также не имеется.

Таким образом, даже если контролирующие органы будут трактовать составление бумажных документов (при обязанности составлять электронные перевозочные документы) как их отсутствие, налогоплательщик с большой вероятностью сможет использовать те же документы как косвенное подтверждение транспортных расходов и основание для принятия их стоимости к бухгалтерскому учету, а также для целей налога на прибыль и вычетов по НДС.

Другой вопрос, что к «бумажным» транспортным операциям при налоговых проверках может быть более пристальное внимание в связи с подозрениями в их фиктивности либо в подмене  фактического исполнителя транспортных услуг (в документах значится одно юрлицо/ИП, а фактически оказывало другое, в том числе и частные лица – распространенная ситуация при работе с проблемными контрагентами).

Поэтому для усиления своей позиции рекомендуем запастись как можно большим количеством доказательств оказания транспортных услуг помимо просто накладных (актов) на услуги. Это может быть переписка с перевозчиком, где он указывает какие именно транспортные средства, водители будут им привлечены для оказания услуг и на какой договорной основе, фото (видео) фиксация моментов погрузки (разгрузки), журналы учета въезда (выезда) и т.п., а также более тщательная документальная проверка добросовестности самих контрагентов перед заключением договоров перевозки и в процессе его исполнения.

Чубарова М.Н. - Ведущий налоговый консультант компании "Аудэкс"